Webライター初心者の方は、仕事を受注した喜びも束の間、次は「納品」に頭を悩ませているのではないでしょうか。フリーランスの多いWebライター業界は自由度の高い世界だからこそ、手続きに悩むものです。
でも、大丈夫。
契約方法やファイル形式によって異なる点を事前にしっかり理解しておけば、記事の納品手続きは難しくありません。
この記事では、はじめての納品に不安や疑問を抱えるWebライター初心者の方に向けて、納品の手続きをわかりやすく解説します。また、仕事のクオリティを上げる「納品前の確認ポイント」を説明しているので、ぜひ参考にしてください。
納品の手続きは大きくわけて2つ
納品の手続きは主に2つに分けられ、「クラウドソーシングサイトを利用」しているのか「直接契約」なのかで異なります。
「クラウドソーシングサイト」とは、クラウドワークスやランサーズのように、発注者と受注者の間を取り持つサイト（プラットフォーム）のことです。一方で「直接契約」とは、企業や個人などの発注者と直接的に請負契約を結んで仕事をすることを指します。
それぞれの場合における納品方法について解説します。
クラウドソーシングサイトで納品する場合
クラウドソーシングサイトを利用している場合、納品手続きは各サイトで決められた方法に従います。
各サイトのルールを守ることが大切なので、ヘルプページで一度はしっかりと納品手続きを確認した上で、手続きを行ないましょう。
例えばクラウドワークスの場合、「納品する」ボタンを押して納品ファイルをアップロードすることで納品手続きとして扱われます。ランサーズの場合は、通常のチャット画面で納品ファイルを送付し、「納品完了ボタン」をクリックすることで納品手続きとなります。
クラウドソーシングサイトでは、発注／作業／納品／検収というようにやり取りのフェーズを区切って管理しています。そのため、納品であることを示すボタンのクリックが必要なのです。
クラウドソーシングサイトによって多少の違いはありますが、基本的にこれらのサイトでは納品手続きをわかりやすく簡単に行えるように配慮されているため難しくありません。
クライアントに直接納品する場合
直接契約の場合、通常のやり取りと同様に納品ファイルをクライアントに送付します。
例えば、クライアントとやり取りしているチャットツールの添付機能を使って納品ファイルを送付したり、記事のURLを共有したりといったかたちです。
クラウドソーシングサイトと異なり、特別な手続きが存在しないためやり取り自体はシンプルです。しかし決まった方法があるわけではないので、納品方法はチャットでのデータ送付でよいか、事前に確認しておくとよいでしょう。
クライアントによっては「サーバ上に納品フォルダを用意するので、そこに格納してください」というようなケースもあります。
ファイル形式ごとの納品方法
納品の手続きの違いはとは別に、記事のファイル形式によっても納品方法が異なります。
例えばWordファイルとGoogleドキュメントは扱いが同じように感じられるかもしれませんが、納品方法に違いがあるので注意が必要です。
ここで解説している納品方法はあくまでも一般的とされている方法です。クライアントから個別の指示がある場合には、必ずその指示に従いましょう。
納品時に慌てなくていいように、納品ファイルの形式や納品方法はあらかじめクライアントに確認しておくのがオススメです。
Wordファイルの納品方法→ファイル添付
Wordファイルの場合、チャットやメールなどにファイルを「添付」して送信します。
OfficeのWeb版であるMicrosoft office365を利用している場合、WordファイルもGoogleドキュメントのようにURLで共有することが可能です。
しかし、昔からメール添付でファイルをやり取りすることが多かったWordファイルは、今でも添付で送るのが慣習となっています。
Googleドキュメントの納品方法→URL共有
一方、Googleドキュメントの場合は閲覧・編集権限を設定して、ドキュメントのURLを共有します。
閲覧・編集権限の設定を忘れないように注意しましょう。通常、Googleドキュメントは作成した人のアカウントでしかアクセスできないようになっています。そのため、アクセス権限を忘れると納品してもクライアントはドキュメントを扱えません。
📢閲覧・編集権限の設定方法
閲覧・編集権限は、Googleドキュメントの右上の「共有」ボタンから変更できます。納品時は閲覧・編集権限を「リンクを知っている人全員」に設定しましょう。これで、URLを共有した人であれば誰でもドキュメントの内容を確認して編集したり、ダウンロードすることが可能になります。
なお、Googleドキュメントも、一旦ダウンロードしてファイル添付で送ることも可能ですが、こちらも慣習的にURLの共有が主流となっています。
WordPress（ワードプレス）などのCMSの納品方法→下書きURL共有
WordPressなどのCMSの場合、納品手続きはWordPressへの入稿となります。
クライアントはアクセスのためのIDやPassを持っている状態なので、下書き保存した記事のURLをクライアントに連絡すればOKです。
納品前の確認ポイント
「納品」は仕事の中でも特に重要な最終段階です。
クライアントとの信頼を築いて良好な関係を維持するためには、不備なく納品することが大切です。仕事のクオリティを上げるために、納品前に確認しておきたいポイントをピックアップしました。納品前に確認して、スムーズな納品手続きにつなげましょう！
納期厳守！！
まず何よりも大事なのが、納期を守ることです。
納期は「最終の納品物を納める日」を指します。
つまり、修正が完了した状態です。初稿を連絡する日ではないので注意しましょう。
やむを得ない事情により、納期に間に合わないこともあります。納期に間に合わない場合は、可能な限り早い段階でクライアントに連絡して相談しましょう。何より誠実な対応が重要です。
参考サイトを該当箇所にコメントで書いておく
他の記事やサイトを参考にして執筆した箇所には、参考サイトをファイルのコメント機能で残しておきましょう。納品後、クライアントが確認する際に、スムーズに内容を確認できます。
誤字脱字をチェックする
文章中の誤字脱字は厳禁です。必ず複数の方法でチェックするようにしましょう。
- Enno：日本語エラーの無料チェックサイトです。あっという間にドキュメントをチェックしてくれ無料ながらも精度が良いので、他のチェック方法と併せて活用しましょう。
- 音読：一文字ずつ確認しながら声に出して読むことで、誤字脱字を見つけやすくなります。
- 一晩寝かせて読み直す：自分の書いた文章は見慣れてしまって誤りに気づきづらいものです。一晩寝かせることで、リフレッシュして文章を見直すことができます。
Ennoは本当にオススメで毎回利用していますが、Ennoだけに頼るのは絶対にやめましょう。ツールは完璧ではありません。特に、変換ミスの検出はやや弱い印象があります。
レギュレーションを守れているかチェックする
レギュレーションも再度確認します！
特に記事特有の用語の使い方など、一般的ではない執筆ルールがあるような場合は注意が必要です。執筆中に無意識に一般的な書き方をしてしまい、ルールを破ってしまうことがあるからです。簡単な見直しでルール違反を避けることができるので、レギュレーションの再チェックは怠らないようにしましょう。
コピペチェックツールにかける
クライアントの指示がなくても、コピペチェックツールを使用してコピペ率を確認しましょう。コピペチェックの結果をクライアントに報告することで、クライアントからの信頼を高めることにもつながります。
コピペチェックツールは、利用者が多く無料で使えるCopyContentDetector®がおすすめです。
わかりやすい納品ファイル名にする
記事の内容が整ったら、最後にクライアントがわかりやすく管理しやすいファイル名をつけましょう。
例えば「2024-01-01（納品日）_v2（バージョン）_（ライター名）_（記事タイトル）」といった形がおすすめです。
基本的には数字→日本語の順で並べます。数字を先頭にしておくことで、フォルダ内で並べ替えを容易にできるからです。特に最初の数字は「日付」にしておくのがオススメです。バージョンを入れておくと、記事の修正が入った際に管理しやすくなります。
その他の要素は案件によって調整します。例えば、複数のWebライターに発注しているようなケースではライター名を含めておくとよいでしょう。
納品時のメッセージに書く内容
納品時、納品ファイルを送るにせよ、メッセージはどのように書けばよいか悩む方もいるでしょう。納品ファイルの送付とともにクライアントに連絡したいことを解説します。
「納品」であること
まず一番大事なのは、「納品」である旨を明示することです。
納品は重要な工程であるにも関わらず、特に個別契約の場合、通常のメッセージの中で納品連絡をすることになります。そのため納品時はメッセージの冒頭に【納品のご連絡】と付けるなど、納品であることをアピールしましょう。これにより、クライアントが大量のメッセージを受け取っているような場合でも、納品連絡に気づきやすくなります。
申し送り事項
記事の内容を確認する前にクライアントに知っておいてほしいことは、メッセージに書きましょう。
例えば「コピペチェックの結果」や「指摘への返信は該当箇所にコメント機能で記載している」といった旨は、メッセージであらかじめ伝えておくのがおすすめです。
感謝の言葉
もちろん感謝の言葉も忘れてはいけません。お仕事をいただいたことや協力いただいたことなど、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
ポートフォリオへの掲載許可
忘れがちなのが、ポートフォリオへの掲載許可です。今回の仕事内容を実績としてポートフォリオに掲載してもよいか、確認してみましょう。
断られるケースも多いポートフォリオへの掲載ですが、まずは聞いてみないことには始まりません。途中でWebライター責任のトラブルを起こしてしまったり、納品が遅延したり、といったことがなければ、必ず聞くことをおすすめします。
ポートフォリオへの掲載がだめでも、「一般公開はNGだが、営業での限定的な利用ならOK」と言ってもらえれば、次の案件を受注しやすくなります。アピールできる実績を手に入れて、積極的な提案ができるようになるためにも、ポートフォリオに掲載してよいか伺ってみましょう。
納品のやり取りが完了するまで気を抜かないことが大切！
受注できない日々を乗り越えて仕事を手に入れ、やっと納品までたどり着いた皆さん、おめでとうございます。納品手続きや作業自体は難しいものではないことがわかったのではないでしょうか。しかし、まだ気を抜いてはいけません。
納品におけるトラブルは少なくないものです。トラブルの多くは、事前の取り決めが甘くて何度も納品後の対応が発生してしまったり、慌てて納品手続きした結果、ミスしてしまったり、というものです。
そのため、最後のクライアントとのやり取りまで気を抜かずに、十分に余裕を持ったスケジュールで納品に対応するようにしましょう。
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